Med skybaserte regnskapssystemer har du kontoret med deg og tilgang til økonomiske data og regnskapsverktøy på mobil. Med regnskapsprogrammets app kan du holde regnskapet ajour, og gjøre unna oppgaver med mobilen – mens du er på farten. I denne artikkelen gir vi deg 8 tips for bruk av mobilen til daglige, administrative oppgaver. Tipsene handler om å utnytte mulighetene som er tilgjengelige med regnskap i skyen. Bruk tipsene så sparer du og dine kollegaer mye tid.

Tekst:  Laila Nortvedt   ●   9. mars, 2020

1. Reiseregninger

Regnskapsprogrammets mobilapp har funksjon for å lage reiseregninger, utlegg og kjøregodtgjørelser. Fyll inn reiseregningen, ta bilder av kvitteringer og bilag som skal legges ved og send inn reiseregningen for videre behandling.

2. Utlegg og innkjøp

I stedet for å stikke kvitteringer i lommen kan du fotografere de med telefonen. Bildet lagres i skyen slik at det kan hentes opp av regnskapsfører. Slik slipper du også å bekymre deg over å miste bilag.

3. Behandling av inngående fakturaer

Inngående fakturaer kan fotograferes og sendes direkte til elektronisk fakturamottak.

4. Godkjenn og betal inngående fakturaer

Godkjenn og betal fakturaer direkte fra mobilen. Det er enkelt, effektivt og tidsbesparende.

5. Registrer prosjekttimer digitalt

Registrer arbeidstimer fortløpende og knytt de opp til ulike prosjekter slik at den som er ansvarlig for fakturering enkelt kan summere timer på ulike prosjekter. En samlet oversikt over timene kan legges ved faktura. Husk at det er et krav at ansatte dokumenterer utførte timer på prosjekter der vederlaget baseres på tidsforbruk.

6. Fakturer via mobilen

Å fakturere via mobilen er effektivitet, spesielt for mindre firmaer som utfører tjenester ute hos kunden – som f.eks. håndverksbedrifter. Mobilfakturering minsker sjansen for at du glemmer å sende faktura. Og, om du sender like fakturaer hver måned, kan du enkelt sette opp automatisk fakturering slik at du kun trenger å godkjenne fakturaen før den sendes.

7. Kommuniser mer effektivt – med regnskapsfører og kunder

I våre regnskapsprogrammer jobber kunde og regnskapsfører i samme system – i skyen. Det legger til rette for effektiv kommunikasjon mellom deg og regnskapsfører. Ved å benytte regnskapsprogrammet som plattform, samles kommunikasjon på ett sted.

8. Hold deg oppdatert med interne rapporter

Skybaserte regnskap leverer dataene og innsikten du trenger i sanntid. Det betyr at du kan ta gode beslutninger raskere – også når du er på farten. Via mobil har du tilgang til alt fra time- og faktureringsrapporter (med trender over tid), mest solgte produkter, omsetning pr kunde-, prosjekt – og økonomiske rapporter med for eksempel EBIT inneværende år og trend siste 12 måneder. Velg om du ønsker å se rapportene grafisk eller i tabeller.

Å gå over til skybasert regnskap med mobilen som verktøy innebærer endring i rutiner, og det kan ta litt tid å lære å seg å jobbe digitalt, men etter hvert blir det en naturlig del av arbeidsdagen. Du vil ende opp med å jobbe raskere og smartere. Produktiviteten du oppnår kan bety at du slipper å bruke kvelder på kontoret – slik får du mer tid, for eksempel til å se fotballkampen til barnet ditt.