Ved å bruke digitale verktøy, vil du kunne redusere store mengder ressursbruk i økonomifunksjonen. En rapport fra PWC viser at den gjennomsnittlige økonomifunksjonen bruker nesten tre ganger så mye ressurser som de beste. Med utstrakt bruk av IT kan du øke verdiskapningen i din bedrift. Her er 20 tips til hva du kan gjøre for å effektivisere prosessene:

Tekst: Laila Nordtvedt  ●   9. mars, 2020

1. Inngående faktura

Inngående faktura må du motta digitalt. Det mest vanlige formatet er EHF. Alle bedrifter kan levere faktura i dette formater. En digital faktura (det er ikke en PDF-faktura) kan tolkes automatisk. Det vil si at alle nødvendige opplysninger relatert til leverandøren blir satt på automatisk. Gjelder fakturanummer, leverandørnummer, bankkonto, forfallsdato, referanser og beløp. Her er det mange minutter å tjene på hver faktura. Videre kan det settes på regler også for kontering til hovedboka! For eksempel at faktura fra en leverandør alltid skal gå til en bestemt konto. I de mest moderne systemene er det også mulig å lage mer avanserte maler for automatikk basert på innholdet i fakturaen.

2. Sendt den inngående fakturaen fortløpende til den som skal ha attestere

Sendt den inngående fakturaen fortløpende til den som skal ha attestere. Det kan i mange tilfeller også gjøres automatisk, basert på kjøreregler. Den som skal godkjenne har ofte de beste forutsetningene for å påføre riktig konto, avdeling og eventuelt et prosjektnummer. Du oppnår full oversikt over hvor fakturaen er i organisasjonen. Du kan enkelt purre opp dersom det stopper i flyten, og i verste fall gjøre en avsetning om du ikke får inn informasjonen før regnskapsavslutningen. Mange inngående faktura kan fint bokføres uten at den kontrolleres av en leder. Husleie og andre faste beløp er lik hver måned fram til neste regulering.

3. Kid på utgående faktura

Bruk KID på utgående faktura, noe som er helt vanlig. Utnytt muligheten som KID gir ved å automatisere bokføringen av innbetalingen. Moderne systemer kan bokføre riktig kombinasjon av kunde/bank uten at du manuelt må hente fil i nettbanken.

Bruk Cremul/Egiro om mottaker av faktura ikke kan bruke KID. Dette gjelder kunder i utlandet og andre innbetalinger som ikke kommer fra en faktura du har sendt. Beløpet vil komme inn i systemet ditt der det kan behandles videre. Det er her mulig å bruke systemer som ved hjelp av søk i betalingsinformasjon greier å finne fram til riktig kunde!

5. Hopp over nettbanken

Hopp over nettbanken ved utbetalinger (remittering). Send utbetalinger til bank via systemet. Du kan også få returfilen (betalingen) automatisk bokført i systemet, ut av bank, og godskrevet riktig leverandør.

6. Bruk en løsning for reiseregninger og utlegg

Bruk et system som håndterer reiseregninger og utlegg. Ikke tillat manuelle kvitteringer. Kvitteringer tar man bilde av via en app som i stor grad greier å tolke innholdet. Det den ikke greier å tolke gjør den ansatte selv! Utlegg og dietter kan bokføres til regnskapet løpende, samt at opplysninger som skal innberettes automatisk går til lønnssystemet for korrekt behandling. Den som har gjort utlegget kan da også få refundert dette raskt!

7. Ikke bruk firmakort

Bilag fra firmakort har en lei tendens til å havne i en lomme eller i hanskerommet. Det medfører at det går beløp ut av banken som ikke har bilag. Det forsinker avstemming av banken og fører til at man ikke får med alle utgiftene. Individuelle kort kan med fordel kobles mot systemet for reiseregninger. Det sparer tid for den ansatte.

8. Nettbutikker, kasseløsninger og andre fagsystemer

Her er det kun en ting som gjelder – integrer! Bokføring av manuelle bilag er tidkrevende og kan føre til flere feil. Det finnes mest sannsynlig allerede en integrasjon fra slike fagsystemer til ditt økonomisystem. Dette gjelder også timefangst som skal til lønn, og/eller fakturering. Bruk et system der hver enkelt selv legger inn timer, fravær og ferier.

9. Bruk et rapporteringsverktøy

Manuelle overføring til Excel, eller lignede, er tidkrevende. Det er også større sjanse for feil. Et godt rapporteringsverktøy kan gi rapporter til ulike brukere av regnskapet, inkludert styret og revisor.

10. Gjør løpende bankavstemming

Kontoutdrag fra banken kan hentes inn digitalt. Avstemming kan gjøres i systemet, eller via annet eget verktøy. Kontroll på verdiene i balansen er avgjørende for riktig resultat – avstem derfor løpende. Stemmer alle balansepostene er resultatet riktig.

Sørg for at det er sammenheng mellom lager-regnskap (antall på lager x verdi) og bokførte verdier i regnskapet. Sett opp systemet slik at det ikke er mulig å føre endringer på lageret (antall ut / inn) uten at det dannes en føring i hovedboken.

12. Periodisering

De fleste systemer kan fordele kostnader over flere perioder. Tenk på hva som er vesentlig og bruk automatikken i systemet til å foreta fordelinger der det er nødvendig.

13. Avsetninger

Dersom du må ha et bilag for avsetninger ved periodeslutt, lag et Excelark hvor du kan klippe/lime inn i økonomisystemet, eller enda bedre, få det oppdatert automatisk via en programsnutt.

14. Godkjenninger

La alle godkjenninger av faktura, utbetalinger, reiser, fravær og ferier gjøres av leder i én portal som dekker alt. Det bidrar til gode, enkle og trygge rutiner. Den som godkjenner har da også enkelt tilgang til fakturaarkiv og annen historikk.

15. Innkreving av penger

Har man kredittsalg er det selvsagt at det finnes en rutine for purring/inkasso. Denne kan med fordel settes bort til et inkassobyrå. Faktisk kan du automatisere dette helt fra purringen sendes, til penger er på konto. Uten manuelle bokføringer!

16. Send dine fakturaer i EHF-format

Sett opp systemet slik at absolutt alle fakturaene blir sendt via en portal. En portal vil kunne videresende i riktig format til mottaker EHF, eller på PDF dersom mottaker ikke kan motta EHF. Sendt også faktura i EHF-format til privatkunder som handler på kreditt. De for den da direkte inn i nettbanken. Det sikrer raskere betaling, og ingen sjanse for å droppe KID referansen. Tilby Vipps!

17. SAF-T

Legg arbeid i riktige koblinger til SAF-T kontoplanen. Det er som kjent lovpålagt fra 01.01.20 I første omgang er dette opplysninger som skal til myndighetene, men se ikke bort fra at det også er en metode for eksport til et årsoppgjørssystem. Standardisering er bra. Det er vel ingen grunn til at årsregnskapet ikke skal kunne gjøres opp med bakgrunn i SAF-T rapporten? Her er strukturen lagt opp med tanke på næringsoppgaven.

Det skal ikke være nødvendig for revisor å måtte hente ut kopier av bilag manuelt. Systemet ditt har mest sannsynlig en revisorbruker som er gratis for en gitt periode. Dermed blir revisor selvbetjent.

19. Kontantsalg og/eller nettbutikk?

Virksomheter som har kontantsalg og/eller nettbutikk, bruker ofte kredittkort eller salg av faktura. Oppgjøret kommer da som en sum til bank, fratrukket gebyrene som kredittgiveren beregner seg. Manuelt kan dette være litt klønete å føre og avstemme. Her anbefales det å benytte systemer med mulighet for digitalt mottak. Det sikrer automatisk riktig bokføring.

20. Bruk digitale prosesser der det er mulig

Sørg for at ansatte som skal gi datafangst til bokføringen har egnede verktøy for oppgaven. Still krav til dine leverandører om digital samhandling. Still krav til ansatte om å bruke verktøy for datafangst. Tenk at bokføring er en daglig prosess for alle transaksjoner. Flytt tid over fra bilagsføring, til avstemming og kontroll. Sett ut oppgavene til et byrå dersom du ikke ønsker å ha kompetansen i eget hus. Må du ha nytt system? Ikke nødvendigvis. Systemet du har i dag kan ofte settes opp med de fleste funksjonene som vi har nevnt. Ta en prat med systemleverandøren om hva du kan få til med nåværende system, og legg en digitaliseringsplan for de neste årene.